Beheerprocessen¶
Formulieren worden gemaakt, gepubliceerd, bijgewerkt, vervangen en eventueel uitgefaseerd. Hieronder staan de typische beheerprocessen voor formulieren die u kunt gebruiken om de levensloop van een formulier te optimaliseren.
Essentieel bij het beheer zijn 2 opties:
Actief geeft de globale beschikbaarheid aan.
Onderhoudsmodus geeft aan dat een formulier tijdelijk niet beschikbaar is.
Zodra een formulier niet actief of in onderhoudsmodus staat, dan is het formulier voor reguliere gebruikers direct niet meer te gebruiken en lopende sessies kunnen niet worden afgemaakt. In het geval een formulier niet actief is, dan geldt dit ook voor beheerders. In onderhoudsmodus kunnen beheerders nog wel het formulier starten, invullen en verzenden.
Nieuw formulier maken¶
Als u het formulier direct op de productieomgeving bouwt, wilt u niet dat reguliere gebruikers dit formulier al kunnen benaderen of invullen.
Zet de optie Onderhoudsmodus aan voordat u de eerste maal op Opslaan klikt. Het formulier is hierdoor enkel door te starten door beheerders. Doorloop altijd eerst zelf het formulier voordat u een formulier actief maakt.
Note
Als u een nieuw formulier importeert staat de optie Actief automatisch uit, en het geïmporteerde formulier kan dus niet benaderd worden door reguliere gebruikers en beheerders.
Bestaand formulier bijwerken in de beheerinterface¶
Als een formulier in gebruik is op de productieomgeving, wilt u het formulier eventueel bijwerken. Gebruikers die op dat moment bezig zijn wilt u zo min mogelijk hinderen.
Zet de optie Onderhoudsmodus aan en klik op Opslaan. Wijzig vervolgens het formulier waar nodig. U kunt de wijzigingen in het formulier als beheerder nog wel bekijken, maar reguliere gebruikers kunnen het formulier niet gebruiken.
Note
Als de wijzigingen niet de structuur van het formulier wijzigen, zoals een veld of stap toevoegen dan wel verwijderen, dan kunt u het formulier gewoon wijzigen en opslaan, zonder dit formulier eerst op inactief te zetten.
Lopende sessies blijven gewoon bestaan en ondervinden geen hinder.
Bestaande formulieren bijwerken middels import¶
Als u een formulier heeft gemaakt op een andere omgeving (bijvoorbeeld een test- of acceptatieomgeving) en deze wilt importeren om een bestaand formulier te vervangen, dan is dat niet direct mogelijk.
U moet rekening houden met de volgende complicaties:
Een formulier importeren met dezelfde naam, overschrijft nooit een bestaand formulier in Open Formulieren. Er komen simpelweg 2 formulieren met dezelfde naam.
De URL van een formulier moet uniek zijn. Om deze reden kunnen 2 formulieren niet dezelfde URL hebben. Als de URL van een geïmporteerd formulier al in gebruik is, dan krijgt het geïmporteerde formulier een iets andere URL.
De URL van formulierdefinities (stappen) moeten uniek zijn. Als er al een formulierdefinitie bestaat met dezelfde URL, dan krijgt de formulierdefinitie van het geïmporteerde formulier een iets andere URL.
U kunt de volgende acties uitvoeren om toch een bestaand formulier te vervangen middels een import:
Open het bestaande formulier in de beheerinterface.
Zet de optie Actief uit en wijzig de naam zodat er (oud) achter komt te staan.
Wijzig ook de URL zodat er -oud achter komt te staan.
Wijzig bij alle formulierstappen, de URL zodat ook hier overal -oud achter komt te staan. Heeft u Herbruikbare formulierstappen? Wijzig hier de URL dan niet om wijzigingen aan andere formulieren te voorkomen.
Sla het formulier op. Het formulier is nu niet meer actief.
Importeer het het vervangende formulier.
Pas eventueel de URLs aan van de formulierstappen die herbruikbaar zijn om mooiere URLs te gebruiken.
Configureer het formulier verder met alle informatie die niet is meegekomen met het importeren.
Zet het geïmporteerde formulier op Actief en sla het formulier op.