Inzendingen

Elk formulier dat wordt gestart, start tevens een inzending. In de inzending wordt alle informatie opgeslagen van het formulier voor zover dat tot op dat moment is ingevuld. Velden op een formulier worden per stap opgeslagen.

Zodra een gebruiker een inzending voltooit kan de inzending (inhoudelijk) niet meer aangepast worden.

Raadplegen

U kunt inzendingen eenvoudig raadplegen:

Navigeer naar Inzendingen > Inzendingen
Standaard ziet u alleen voltooide inzendingen. Indien u ook niet afgeronde formulieren en actieve sessies wilt zien kunt u het filter aanpassen.
U kunt op een inzending klikken om de details te bekijken.

Om te zien wat er met een formulier is gebeurd, kunt u het logboek raadplegen onderaan de pagina van de betreffende inzending.

Registratiesysteem

Elke inzending kan worden doorgezet naar een achterliggend registratiesysteem. Er zijn verschillende plugins beschikbaar om inzendingen door te zetten naar specifieke registratiesystemen.

Als er geen registratiesysteem is gekozen, dan zijn inzendingen alleen te raadplegen via de Open Formulieren API en beheerinterface. Als een inzending is doorgezet naar een registratiesysteem blijft de inzending ook in Open Formulieren beschikbaar tot het moment van schoning.

Handleidingen per plugin

Instellingen

Opschonen

Inzendingen worden regelmatig geschoond. Er is een aantal instellingen die de manier en periode van opschoning beïnvloeden. Zo kunnen inzendingen na enige tijd volledig verwijderd worden of kan alleen gevoelige informatie uit een inzending verwijderd worden.

Warning

Verwijderde inzendingen zijn ook echt verwijderd. Deze kunnen niet worden teruggehaald omwille van privacy en archiveringswetgeving.

Referentienummers

Elke inzending krijgt een referentienummer. De klant die het formulier instuurt kan met deze referentie contact opnemen met de organisatie om informatie op te vragen of problemen te melden.

Afhankelijk van de (formulier)instellingen wordt dit nummer door Open Formulieren of door een externe registratieplugin gegenereerd. Als de generatie van de externe plugin faalt, dan genereert Open Formulieren zelf een referentie zodat de klant altijd iets van houvast heeft.

In de Admin > Configuratie > Algemene configuratie kan de beheerder onder “Inzendingen” het sjabloon voor de referentienummers instellen. Het standaardsjabloon is OF-{uid}.

In dit sjabloon kan je alle alfanumerieke karakters gebruiken, de karakters -, _, /, . en de speciale instructies:

{uid} (verplicht) - het unieke nummer, bestaande uit hoofdletters en cijfers
{year} - huidige jaar, in het formaat JJJJ, bijvoorbeeld 2026