.. _manual_workflows: =============== Beheerprocessen =============== Formulieren worden gemaakt, gepubliceerd, bijgewerkt, vervangen en eventueel uitgefaseerd. Hieronder staan de typische beheerprocessen voor formulieren die u kunt gebruiken om de levensloop van een formulier te optimaliseren. Essentieel bij het beheer zijn 2 opties: * **Actief** geeft de globale beschikbaarheid aan. * **Onderhoudsmodus** geeft aan dat een formulier tijdelijk niet beschikbaar is. Zodra een formulier *niet actief* of in *onderhoudsmodus* staat, dan is het formulier voor reguliere gebruikers direct niet meer te gebruiken en lopende sessies kunnen niet worden afgemaakt. In het geval een formulier *niet actief* is, dan geldt dit ook voor beheerders. In *onderhoudsmodus* kunnen beheerders nog wel het formulier starten, invullen en verzenden. Nieuw formulier maken ===================== Als u het formulier direct op de productieomgeving bouwt, wilt u niet dat reguliere gebruikers dit formulier al kunnen benaderen of invullen. Zet de optie **Onderhoudsmodus** aan voordat u de eerste maal op **Opslaan** klikt. Het formulier is hierdoor enkel door te starten door beheerders. Doorloop altijd eerst zelf het formulier voordat u een formulier actief maakt. .. note:: Als u een nieuw formulier importeert staat de optie **Actief** automatisch uit, en het geïmporteerde formulier kan dus niet benaderd worden door reguliere gebruikers en beheerders. Bestaand formulier bijwerken in de beheerinterface ================================================== Als een formulier in gebruik is op de productieomgeving, wilt u het formulier eventueel bijwerken. Gebruikers die op dat moment bezig zijn wilt u zo min mogelijk hinderen. Zet de optie **Onderhoudsmodus** aan en klik op **Opslaan**. Wijzig vervolgens het formulier waar nodig. U kunt de wijzigingen in het formulier als beheerder nog wel bekijken, maar reguliere gebruikers kunnen het formulier niet gebruiken. .. note:: Als de wijzigingen niet de structuur van het formulier wijzigen, zoals een veld of stap toevoegen dan wel verwijderen, dan kunt u het formulier gewoon wijzigen en opslaan, zonder dit formulier eerst op inactief te zetten. Lopende sessies blijven gewoon bestaan en ondervinden geen hinder. Bestaande formulieren bijwerken middels import ============================================== Als u een formulier heeft gemaakt op een andere omgeving (bijvoorbeeld een test- of acceptatieomgeving) en deze wilt importeren om een bestaand formulier te vervangen, dan is dat niet direct mogelijk. U moet rekening houden met de volgende complicaties: * Een formulier importeren met dezelfde naam, overschrijft nooit een bestaand formulier in Open Formulieren. Er komen simpelweg 2 formulieren met dezelfde naam. * De URL van een formulier moet uniek zijn. Om deze reden kunnen 2 formulieren niet dezelfde URL hebben. Als de URL van een geïmporteerd formulier al in gebruik is, dan krijgt het geïmporteerde formulier een iets andere URL. * De URL van formulierdefinities (stappen) moeten uniek zijn. Als er al een formulierdefinitie bestaat met dezelfde URL, dan krijgt de formulierdefinitie van het geïmporteerde formulier een iets andere URL. U kunt de volgende acties uitvoeren om toch een bestaand formulier te vervangen middels een import: #. Open het bestaande formulier in de beheerinterface. #. Zet de optie **Actief** uit en wijzig de naam zodat er *(oud)* achter komt te staan. #. Wijzig ook de URL zodat er *-oud* achter komt te staan. #. Wijzig bij alle formulierstappen, de URL zodat ook hier overal *-oud* achter komt te staan. Heeft u **Herbruikbare** formulierstappen? Wijzig hier de URL dan niet om wijzigingen aan andere formulieren te voorkomen. #. Sla het formulier op. Het formulier is nu niet meer actief. #. Importeer het het vervangende formulier. #. Pas eventueel de URLs aan van de formulierstappen die herbruikbaar zijn om mooiere URLs te gebruiken. #. Configureer het formulier verder met alle informatie die niet is meegekomen met het importeren. #. Zet het geïmporteerde formulier op **Actief** en sla het formulier op.